当社の業務フローのご紹介「9.重要事項説明書」

文字通り取引に際し重要な事項の説明です。
ここでは宅建業法35条書面のことを中心に説明します。
当社では重視しています。作成された説明書のチェックは契約書とともに、作成担当とは別に私含め約4名でチェックする体制です。
道半ばですが当社規模では稀なこだわりだと思います。
「営業職の多くはいい加減に作るもの」という前提に立っています。
ノンチェックでは、当社の目指す上質な重要事項説明が実施できない、翻ってお客様から信任いただけないということです。

重要事項説明では特に、

❶お客様に費用や負担がかかる可能性がある事項
❷またそれが想定以上になる可能性がある事項
❸使い勝手に制限がかかる可能性のある事項
❹お客様が物件に対しこだわった事項の記載
❺権利関係など
❻忘れがちな手続き法令（国土法、公拡法等）

を中心に説明をしようと心がけています。

チェック体制は、私を含め実務経験値や業務知識の高い者1～2名が網羅的に説明の不足や修正を指摘することにしています。
日常的に調査を担当者に指示・アドバイスしていれば、重説作成時に勿論ばたつくことはありません。
ましてや初めてお客様にご説明するなんてこともありません。あくまでも「おさらい」書面を心がけています。
契約直前になって、役所に行く、現場に行く、各種法定点検書類を集めるというのは脱したいものですが、まだまだあるのが実情です。
ここは管理者の日々の指示が重要ですね。

現場の状況を判断し、お客様への適切な説明や対処法を検討させることを怠ると契約直前に取引が中断しそうになったりします。
勿論それが契約後である場合は、結果は語らずとも最悪となります。
一方で取引前にできうる調査をしっかりして説明を差し上げておけば、行政申請過程で意図しない方向になってもお客様の納得感が違います。
ここは私としては譲れない、担保したい品質です。
説明書面チェックとしては在宅宅建士による条項や記載内容の整合性のチェック、設計課長による条項や記載内容の整合性チェックを経て、完成へと向かいます。更には当社情報室SEが、独自業務システムにある履歴情報をAIで分析させたサマリーを利用したり、営業担当もAIを利用して表記揺れなどを補正するなど社内の質と生産性も向上中です。
お客様の信頼を得て、継続的にサービスをご利用いただくには、専門的な立場に立って、取引の安全を図る使命感をもって書面作成することが必要だと思っています。