当社の業務フローのご紹介「2.物件資料作成」

得られた土地建物情報をシステムに入力していきます。
当社の場合、全物件全員共有が大原則ですが、取引先より土地建物活用の企画依頼をうけた担当者がシステムに入力していきます。
それは取引先の熱量をシステムに伝達すべく営業としての最低限のマナーと考えるからです。
人任せでは、スピードが遅くなったり、不正確な情報入力がどうしても起こってしまうという考えがあります。
社長が依頼を受けたなら社長が入力するというルールです。

入力していくのは、住所、面積、用途地域、道路幅員、間口、最寄り駅やインター、交差点名、NG業種、価格情報、地図にピンを落とす、取引態様など基本的なものです。
所要時間約20分/１物件でしょうか。ここまでを当社では「マッチング処理」と名付けています。このわずか20分の営業行為も時にはできなくなってしまうほど、営業マンとはええ加減なものですので、取引先も注意が必要です。
「忙しい人に仕事を任せる」とは芯をついた言葉で、本当にお客様思いの人に依頼をしないと難しい案件などは置き去りになってしまいます。
例えばLINEで手際よく属人的に片付けられるものしかやらないとか、能力があるだけでもいけないと当社は考えています。
属人性に頼らず、お客様の多くのリクエストに応えるべく真に組織力が要される案件の取り組みにはシステムが欠かせません。当社はその入力がスタートであると考えています。


また早々の入力を情報入手担当に指図するのも管理職の仕事でしょうか。
当社では得られた情報は、まずSNSで社内に共有することを義務付けています。
先に述べた20分の個の営業活動が割けないで、情報が死蔵するのはお客様に申し訳ないからです。
当社ではSNSで共有された情報は情報室がキャッチします。そして、情報室が朝や夕方のミーティングで資料化の是非を確認するアラートを出してくれる仕組みにしています。
資料化も限られた当社の経営リソースで、全部が全部するとお客様に逆に迷惑をかけてしまうので当然に優先順位が必要です。
その優先順位を週2回は全員で確認する仕組みです。(優先順位が他のものよりあがる面白い情報、当社を頼っていただける情報をお待ちしています！)優先順位は実績取引先からのご依頼で、かつ既に所有していてリーシング範囲も明確なものでユーザーのニーズが高そうな物件情報から優先順位を組むようにしています。

マッチング処理が終われば、営業部から情報室に物件資料化は引き継がれます。当社システムが適切に機能するように、営業が入力された情報に補正が入る仕組みになっています。
バリデーションといいます。加えて、少々検索調査に時間がかかってしまう地区計画や周長規制や消防空地や店舗規制など行政区による条例制限、埋文や景観制限、登記調査による抵当権や地役権の確認、都市計画道路の確認などがなされます。
取引先情報が正しいとは限らないのですが、調査資料は多いに越したことはないので、情報室から追加で取引先に資料開示を求めたりもします。

次に、地図の制作です。せっかく取引先がご依頼してくれた物件情報です。ユーザーが判断をスピーディーにしてくれるように、地図も縮尺や対象物件の位置を変えながらランドマークを収めるように工夫したり、道路情報や周辺既存店の表示などにも留意します。

最後に既存店登録です。商業店舗ですと周辺の自店他店の既存店情報が利用可否に重要です。これを情報室においてシステムに登録していきます。

これらで約1時間要します。システムの力を活かすとともに、品質の高いサービスを実施するうえでもここの初動が大切です。
分業制なのですが、ポイントは情報入手者が自らルールに則って登録するという工程です。ここにこだわっています。
均質なサービスはここから始まると考えています。営業マンの力量やモチベーションになるべく左右されない方法を採用しています。
追加登録が完了すれば、SNSにアップされ全社員に共有され、誤記がないかなど全員の目で最終のチェックが入ります。
そして、ここに日々の営業情報がデータとして書き込まれていきます。

当社の業務フローのご紹介「4.企画図作成」はこちら
当社の業務フローのご紹介「3.マーケット分析・リーシング」はこちら
当社の業務フローのご紹介「1.土地情報入手」はこちら