当社の業務フローのご紹介「7.基本条件の合意書」

文字通り、基本条件の合意がなされた段階で取り交わす書類です。ここで初めて、不動産所有者と出店企業の双方が一枚の書類に押印します。出店申込書と承諾書で条件が整理でき、契約にはまだ早いという段階で利用するのが、この合意書です。

逆に言えば、この「契約にはまだ早い」という事情がなければ、わざわざ交わすことのない書類です。ゼンショーホールディングスの時に限ってもいいくらいです。まずは契約に向かいましょう。

利用するのは、契約書の作成にあたり、工程が定まらず引き渡し日を予定できない、設計が未着手で許認可の見通しや工事コストが固まっていないなど、先に双方で確認していく必要がある場合です。その確認を進めるための根拠書類として使います。何もないまま設計事務所や専門コンサル業者等を動かすわけにはいかないからです。

物件にもよりますが、埋蔵文化財を明らかにしたい、土壌汚染調査をしなければならない、開発許可を見通さなければならない、インフラの接続や乗り入れ口の確保を見通したい、権利関係の課題を解消したいなど、どうしてもそれまでに確認できない事項を整理・確認するときに、合意書を利用することになります。

停止条件付契約の手法をとらず、確実な契約行為を実施する場合は、この合意書を技術として使うことをお勧めします。また、まだ紹介業者任せで面談ができていない場合など、この機会に面談を果たしておくことも大事です。

あわせて、合意書の期限を定めておくことも必要です。いつまでに確認するかを双方で取り決めておく方が無難です。

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